Langkah- Langkah Tata Cara Teknis Negosiasi dan Mini Kompetisi E-Katalog V6

I. Kapan Memilih Negosiasi, Kapan Pilih Mini Kompetisi?

Keduanya adalah metode e-purchasing yang sah di dalam Katalog Elektronik. Secara prinsip:

• Negosiasi: Digunakan ketika spesifikasi barang/jasa sangat spesifik, pemegang merk tunggal, atau ketika persaingan tidak memungkinkan.
• Mini Kompetisi: Digunakan ketika terdapat dua atau lebih penyedia yang menawarkan produk sejenis. Persaingan ini didesain untuk mendapatkan harga terbaik yang paling efisien bagi negara.

II. Tata Cara Teknis Pelaksanaan Negosiasi di E-Katalog V6

Negosiasi dalam E-Katalog V6 bukan sekadar tawaran lisan. Ada alur teknis yang harus diikuti agar proses terdokumentasi dengan baik di dalam sistem.

Langkah 1 — Pengumpulan Referensi Harga (Tanpa HPS Formal)

Sesuai Pasal 26 ayat (7) Perpres 12/2021, penyusunan dokumen HPS (Harga Perkiraan Sendiri) dikecualikan untuk metode E-purchasing. Namun, PPK/PP tetap wajib mencari referensi harga pasar atau membandingkan harga di katalog untuk memastikan kewajaran harga sebelum bernegosiasi.

Langkah 2 — Identifikasi Produk dan Penyedia di Sistem

Telusuri produk yang sesuai KAK (Kerangka Acuan Kerja), cek status aktif penyedia, perhatikan informasi TKDN, lalu masukkan ke keranjang belanja sistem E-Katalog V6.

Langkah 3 — Kirim Undangan Negosiasi Resmi

Kirimkan undangan negosiasi melalui fitur di dalam sistem, disertai kejelasan spesifikasi, volume, dan lokasi pengiriman.

Langkah 4 — Laksanakan Negosiasi dan Dokumentasikan

Fokuskan negosiasi pada tiga variabel: Harga Satuan, Volume, dan Ongkos Kirim/Kondisi Pengiriman. Sistem akan merekam jejak (log) kesepakatan ini sebagai bentuk transparansi.

Langkah 5 — Terbitkan Surat Pesanan (SP)

Setelah sepakat, PP (untuk nilai ≤ Rp200 juta) atau PPK (untuk nilai > Rp200 juta) menerbitkan Surat Pesanan di sistem. Lakukan monitoring pengiriman hingga BAST (Berita Acara Serah Terima) selesai dan berlanjut ke pembayaran.

III. Tata Cara Teknis Pelaksanaan Mini Kompetisi E-Katalog V6

Mini kompetisi dirancang untuk efisiensi harga tanpa birokrasi yang panjang seperti Tender.

Langkah 1 — Siapkan Spesifikasi dan Kriteria Penilaian

Siapkan acuan teknis dan kriteria evaluasi (apakah harga terendah atau nilai terbaik). Ingat, tidak perlu menyusun HPS formal, cukup referensi pagu/kewajaran harga.

Langkah 2 — Pilih dan Undang Minimal 2 Penyedia

Melalui sistem E-Katalog V6, pilih dan undang minimal dua penyedia yang menayangkan produk sejenis. Pastikan semua penyedia mendapatkan informasi kompetisi yang setara.

Langkah 3 — Buka dan Evaluasi Penawaran (Hanya Teknis & Harga)

PENTING: Penyedia yang tayang di E-Katalog sudah melewati verifikasi administrasi saat onboarding. Oleh karena itu, evaluasi PPK/PP cukup difokuskan pada pemenuhan Spesifikasi Teknis dan Kewajaran Harga, bukan mengulang evaluasi administrasi dasar perusahaan.

Langkah 4 — Tetapkan Pemenang (Tanpa Masa Sanggah)

Tetapkan pemenang berdasarkan hasil evaluasi terbaik. Dalam e-purchasing, tidak ada Masa Sanggah. Proses penetapan pemenang bersifat mengikat dan bisa langsung dilanjutkan ke tahap kontrak.

Langkah 5 — Terbitkan Surat Pesanan

Segera terbitkan Surat Pesanan kepada pemenang. Monitor pelaksanaan komitmen penyedia hingga serah terima barang/jasa selesai.

IV. Tiga Kesalahan Fatal (Miskonsepsi) yang Harus Dihindari

Jangan sampai niat baik berujung pelanggaran prosedur karena ketidaktahuan atas regulasi terbaru:

• Memaksakan Pembuatan HPS Formal: Menganggap e-purchasing tidak sah tanpa HPS adalah kesalahan fatal. Perpres 12/2021 secara eksplisit mengecualikan HPS untuk e-purchasing. Cukup gunakan referensi harga.
• Memberikan Waktu Sanggah: Menerapkan "Masa Sanggah" pada Mini Kompetisi Katalog adalah kekeliruan yang membuang waktu. Masa sanggah hanya ada pada metode Tender/Seleksi.
• PPK Mengerjakan Semua Paket: PPK tidak perlu mengeksekusi e-purchasing bernilai kecil. Serahkan paket dengan nilai maksimal Rp200 juta kepada Pejabat Pengadaan sesuai wewenangnya (Peraturan LKPP 9/2021).

V. Apa yang Peserta Dapatkan dari Kelas Online Ini?

Membaca panduan memang membantu, tapi langsung berlatih bersama praktisi berpengalaman adalah cara tercepat menguasai teknis pengadaan. Kelas online ini dirancang agar peserta pulang dengan bekal yang langsung bisa diterapkan keesokan harinya.

Penutup

Memilih dan menjalankan negosiasi dan mini kompetisi E-Katalog V6 dengan benar adalah bukti nyata komitmen terhadap tata kelola pengadaan yang baik. Panduan langkah demi langkah di atas memberi kerangka kerja yang bisa langsung diterapkan. Untuk pengalaman belajar yang lebih mendalam lengkap dengan simulasi kertas kerja dan studi kasus nyata, bergabunglah dalam kelas online bersama Alatan Indonesia.