Panduan Negosiasi untuk KL/PD

Berapa banyak anggaran negara yang bisa dihemat melalui satu klik pengajuan harga? Setiap pejabat pembuat komitmen pasti menghadapi tantangan saat menentukan harga akhir sebuah produk pada sistem E-Katalog. Anda memiliki batas waktu maksimal tiga hari kerja untuk mencapai kesepakatan harga terbaik dengan pihak penyedia.

Menguasai panduan negosiasi yang tepat menjadi keterampilan wajib agar proses pengadaan berjalan lancar dan akuntabel. Mari pelajari langkah pasti untuk mengelola pengajuan harga dari awal hingga mencapai kesepakatan akhir.

Pengajuan negosiasi dilakukan setelah PPK/PP melengkapi detail pesanan pada halaman checkout dan memilih opsi "Ajukan Negosiasi".

1. Cara Mengajukan Negosiasi untuk Pertama Kali

Negosiasi dilakukan oleh Pembeli untuk dapat memperoleh harga terbaik pada harga satuan produk yang ingin dibeli. Negosiasi dapat dilakukan terhadap:

• Harga dasar produk
• Harga dasar layanan tambahan dari Produk
• Harga dasar ongkos kirim Kurir Penyedia

Negosiasi TIDAK dapat dilakukan pada harga dasar ongkos kirim jika pembeli memilih opsi jasa pengiriman pihak ketiga terintegrasi karena harga dasar ongkos kirim tersebut sudah ditetapkan oleh pihak jasa pengiriman pihak ketiga.

Pada halaman negosiasi, PPK/PP dapat melakukan negosiasi dengan cara memasukkan nominal pada kolom pengajuan harga yang tersedia. Dalam penginputan nominal harga, harga produk sebelum pajak yang dapat dinegosiasikan. Pajak terkait produk, layanan tambahan, serta ongkos kirim kurir penyedia akan menyesuaikan dengan harga yang ditawarkan pada negosiasi. Pajak yang tertera, yaitu:

Pajak Produk

Jika terdapat pajak pada produk yang dibeli, maka harga DPP yang dimasukkan sebagai nominal harga negosiasi akan menjadi nominal dasar perhitungan dari PPN dan PPnBM. Nominal yang tertera pada Kolom Harga Satuan adalah nominal harga produk akhir yang sudah termasuk dengan harga pajak yang berlaku.

Pajak Layanan Tambahan

Jika terdapat pajak pada layanan tambahan yang dibeli, maka harga DPP yang dimasukkan sebagai nominal harga negosiasi akan menjadi nominal dasar perhitungan dari PPN. Nominal yang tertera pada Harga Satuan layanan tambahan adalah Nominal harga layanan tambahan akhir yang sudah ditambahkan dengan harga pajak yang berlaku.

Pajak Ongkos Kirim

Jika terdapat pajak pada ongkos kirim, maka harga DPP yang dimasukkan sebagai nominal harga negosiasi akan menjadi nominal dasar perhitungan dari PPN. Negosiasi ongkos kirim dapat diajukan jika PPK/PP memilih opsi menggunakan kurir penyedia. Nominal yang tertera pada Harga Ongkos Kirim adalah Nominal ongkos kirim akhir yang sudah ditambahkan dengan harga pajak yang berlaku. Silakan masukkan harga nego pada bagian "Negosiasi Pengiriman".

Pembeli wajib melakukan negosiasi terhadap semua item pesanan pada pengajuan pertama negosiasi termasuk harga produk, layanan tambahan dan ongkos kirim kurir penyedia (jika ada). Pada pengajuan negosiasi berikutnya, pembeli dapat memilih item yang masih ingin dinegosiasi. Harga negosiasi yang diajukan oleh pembeli harus lebih kecil dari harga dasar yang tertera atau lebih kecil dari harga negosiasi terakhir yang diajukan penyedia (jika ada).

Untuk dapat melanjutkan pemesanan, harga negosiasi produk tidak boleh kurang dari Rp 1 (satu rupiah). Layanan tambahan dan ongkos kirim kurir penyedia dapat dinego sampai Rp 0 (nol rupiah). Dalam hal ini, alur negosiasi tertera pada gambar di bawah ini.

Berikut tahapan-tahapan untuk mengajukan negosiasi yaitu:

Negosiasi pada Pengiriman Satu Lokasi

Setelah memilih opsi "Ajukan Negosiasi" pada halaman checkout, PPK/PP akan lanjut ke proses negosiasi. Ada dua jenis pengiriman pesanan yang dapat dipilih PPK/PP yaitu pesanan langsung ke satu lokasi dan pesanan langsung ke banyak lokasi. Jika pesanan akan dikirimkan langsung ke satu lokasi, maka terdapat dua tab yang muncul pada halaman negosiasi yaitu negosiasi produk dan pengiriman. Kemudian, jika pesanan akan dikirimkan langsung ke banyak lokasi, maka terdapat tiga tab yang muncul pada halaman negosiasi yaitu negosiasi produk, pengiriman, dan pembayaran.

1. Untuk melakukan penawaran harga negosiasi, PPK/PP dapat mengisi kolom isian yang berjudul "Nego Harga Sebelum Pajak (DPP)" untuk negosiasi harga barang dan Layanan Tambahan (jika ada). Isi keseluruhan kolom penawaran harga agar dapat diajukan kepada penyedia. Harga Nego yang dimasukkan oleh PPK/PP merupakan harga sebelum pajak (DPP). Setelah dimasukkan nominal yang ingin di nego, akan langsung terkalkulasi nominal Pajak dan Harga Satuan setelah pajak.

Di bagian bawah kolom negosiasi harga produk, PPK/PP dapat melihat opsi yang bertuliskan "Anda dapat melihat acuan harga terjual disini". Silakan pilih opsi "acuan harga terjual disini" yang dapat di-klik sebagai referensi untuk melakukan penawaran negosiasi. PPK/PP akan diarahkan ke halaman informasi harga jual produk paling rendah dari semua pengajuan negosiasi terhadap produk sebelumnya ke satuan kerja lain.

Setelah mengisi kolom penawaran negosiasi pada tab Negosiasi Produk, Silakan memilih opsi "Selanjutnya" untuk dapat melanjutkan penawaran negosiasi.

Jika pesanan akan dikirimkan langsung ke satu lokasi, maka PPK/PP akan lanjut ke tab halaman negosiasi pengiriman. Silakan isi penawaran harga negosiasi biaya pengiriman pada kolom yang tersedia.

Setelah memasukkan harga penawaran negosiasi biaya pengiriman, silakan pilih opsi "Ajukan Nego" untuk melanjutkan proses negosiasi kepada pihak penyedia. Apabila sudah memilih opsi tersebut, status detail pesanan akan berubah menjadi "Negosiasi diajukan Pembeli" yang mana PPK/PP sudah berhasil mengajukan penawaran harga terbaru kepada pihak penyedia.

2. Negosiasi pada Pengiriman Banyak Lokasi

Apabila pesanan akan dikirimkan ke banyak lokasi pengiriman, setelah tab halaman negosiasi pengiriman, silakan pilih opsi "Selanjutnya" untuk masuk ke tab negosiasi pembayaran. Berikut beberapa tab yang muncul pada halaman negosiasi, yaitu:

• Tab Negosiasi Produk, PPK/PP dapat mengisi kolom penawaran negosiasi produk dan layanan tambahan. Silakan isi kolom isian yang berjudul "Nego Harga Sebelum Pajak (DPP)" untuk negosiasi harga barang dan Layanan Tambahan (jika ada). Kemudian jika semua kolom penawaran negosiasi produk telah terisi, silakan pilih opsi "Selanjutnya".

• Tab Negosiasi Biaya Pengiriman, PPK/PP dapat mengisi kolom penawaran negosiasi biaya pengiriman sesuai dengan jumlah lokasi pengiriman yang telah diatur sebelumnya. Di setiap bagian terdapat judul seperti "Pengiriman 1", "Pengiriman 2", dan seterusnya berdasarkan jumlah lokasi pengiriman. Silakan isi kolom isian yang berjudul "Nego Harga Sebelum Pajak (DPP)" untuk negosiasi harga Biaya Pengiriman. Jika semua kolom penawaran negosiasi biaya pengiriman telah terisi, silakan pilih opsi "Selanjutnya".

• Tab Negosiasi Pembayaran, PPK/PP dapat mengetahui ringkasan informasi pada setiap termin pembayaran setelah memasukkan harga penawaran negosiasi terbaru. Informasi yang muncul pada tab ini adalah waktu permintaan tiba, total harga, alamat lokasi pengiriman dan jumlah total harga pembayaran pada termin yang terdaftar. Selanjutnya, silakan pilih "Ajukan Negosiasi" untuk mengajukan penawaran negosiasi ke penyedia.

Apabila PPK/PP ingin mengubah pengaturan termin yang telah diatur sebelumnya, silakan pilih opsi "Ubah Pengaturan Termin". Setelah itu, akan muncul pop-up untuk Tentukan Termin Pembayaran pada setiap pengiriman. Pada pop-up tersebut, terdapat detail informasi mengenai termin pembayaran dan opsi "Atur Termin" untuk mengubah data termin yang telah diatur sebelumnya. Lalu, silakan pilih "Atur" untuk menyimpan perubahan data pengaturan termin pembayaran. Setelah penawaran negosiasi sudah sesuai, silakan pilih opsi "Ajukan Nego" untuk mengajukan penawaran negosiasi ke penyedia.

Penyedia akan memberikan respons terkait dengan penawaran harga terbaru, yaitu:

• Setuju → Penyedia menyetujui harga nego pembeli, status negosiasi berubah menjadi "Negosiasi Selesai".
• Ajukan Harga Baru → Penyedia menego kembali, status negosiasi menjadi "Negosiasi Diajukan Penyedia".
• Tolak
  • Penyedia menolak harga nego yang diajukan pembeli dan tidak ingin dinego kembali oleh pembeli. Status negosiasi akan berubah menjadi "Negosiasi Selesai" dengan keterangan "Ditolak Penyedia".
  • Penyedia menolak nego yang diajukan pembeli dengan alasan "Pesanan tidak bisa dipenuhi". Status negosiasi akan berubah menjadi Negosiasi Dibatalkan dengan keterangan Ditolak Penyedia.

Selama proses negosiasi, baik Pembeli maupun Penyedia diberikan batas waktu maksimal 3 (tiga) hari kerja untuk merespon negosiasi, jika tidak maka negosiasi akan secara otomatis dibatalkan oleh sistem dan statusnya akan berubah menjadi Batal Otomatis. PPK/PP dapat mengajukan harga baru kembali selama status negosiasi belum selesai.

3. Negosiasi Gagal Dikarenakan Produk Turun Tayang

Pada saat PPK/PP memilih produk yang masuk kedalam kategori produk yang Turun Tayang atau tidak tayang, akan muncul informasi bahwa negosiasi tidak dapat dilakukan.

Berikut beberapa kondisi Produk Turun Tayang setelah PPK/PP memilih opsi "Ajukan Harga Baru":

• Setelah PPK/PP memilih opsi "Ajukan Harga Baru" pertama dari penawaran negosiasi yang diajukan penyedia, maka PPK/PP akan dialihkan ke keranjang dan tidak bisa melanjutkan proses negosiasi.
• Setelah PPK/PP memilih opsi "Ajukan Harga Baru" pertama dan tidak ada produk yang turun tayang, maka PPK/PP dapat melanjutkan proses negosiasi.
• Apabila terdapat produk turun tayang setelah PPK/PP mengajukan penawaran harga negosiasi pertama, akan muncul pesan peringatan bahwa produk turun tayang.
• Lalu, jika terdapat produk turun tayang dalam satu transaksi pesanan, PPK/PP dapat melanjutkan untuk mengajukan harga baru kepada penyedia.
• Namun apabila seluruh produk turun tayang, akan muncul pesan peringatan dan PPK/PP tidak dapat melanjutkan negosiasi dan diminta untuk membatalkan negosiasi.
• Untuk melihat alasan produk turun tayang, silakan klik opsi "lihat alasan" pada pop-up informasi yang berjudul "Terdapat Produk Turun Tayang". Selanjutnya, PPK/PP akan diarahkan ke halaman alasan produk turun tayang pada saat ingin mengajukan negosiasi.

4. Cara Merespon Harga Nego Baru yang diajukan oleh Penyedia

1. Jika Penyedia mengajukan harga negosiasi kembali, PPK/PP dapat kembali merespon perubahan harga yang ditawarkan. Silakan klik "Daftar Transaksi" yang tertera di atas situs Katalog Elektronik versi 6 lalu pilih opsi "Negosiasi" untuk dapat melihat daftar negosiasi yang berlangsung.
2. Untuk dapat merespons dengan penawaran harga terbaru, Silakan memilih opsi "Lihat Detail", lalu pilih opsi "Ajukan Harga Baru" sesuai dengan produk yang diinginkan untuk dilakukan negosiasi lebih lanjut. Berbeda dengan pada saat pertama kali negosiasi, proses negosiasi setelahnya tidak diwajibkan untuk dilakukan negosiasi pada keseluruhan barang yang ingin dipesan.

3. Setelah itu, PPK/PP akan diarahkan ke Halaman Negosiasi. Silakan pilih opsi "Masukan Harga Baru" untuk mengajukan penawaran negosiasi baru kepada penyedia. Lalu, silakan isi penawaran harga baru pada kolom yang tertera.

4. Setelah melakukan pengisian harga penawaran negosiasi, silakan pilih opsi "Ajukan Harga Baru". Kemudian pop-up konfirmasi pengajuan harga baru akan muncul, silakan konfirmasi dengan pilih "Ajukan Harga Baru".

5. Setelah melakukan konfirmasi, PPK/PP akan diarahkan kembali ke Halaman Daftar Negosiasi dan muncul notifikasi pengajuan harga baru berhasil dilakukan.

6. Apabila pesanan akan dikirimkan langsung ke banyak lokasi, PPK/PP dapat menyesuaikan dengan judul tab negosiasi seperti produk, pengiriman, dan pembayaran yang tertera untuk mengajukan penawaran harga baru. Silakan pilih opsi "Masukan Harga Baru" pada kolom yang ingin diajukan penawaran negosiasi terbaru. Setelah mengisi harga penawaran negosiasi baru, silakan pilih opsi "Selanjutnya" untuk berpindah tab dari negosiasi produk, negosiasi biaya pengiriman, dan pembayaran.

7. Setelah melakukan pengisian penawaran harga negosiasi terbaru, silakan pilih opsi "Ajukan Harga Baru" pada Halaman Negosiasi Pembayaran.

5. Cara Menyetujui semua Harga yang diajukan Penyedia

1. Jika penyedia sudah memberikan respon terkait dengan harga negosiasi yang ditawarkan, langkah selanjutnya adalah PPK/PP merespon terkait dengan perubahan harga yang ditawarkan. Silakan memilih opsi Negosiasi yang akan membuka halaman Daftar Negosiasi. Pilih opsi "Berlangsung" untuk melihat jawaban negosiasi yang telah diajukan dari Penyedia.
2. Silakan memilih opsi "Lihat Detail" di pesanan yang dinego sebelumnya dan pilih opsi "Lihat Riwayat Nego" jika ingin melihat riwayat rincian negosiasi yang telah diajukan ke penyedia.
3. Selanjutnya, untuk dapat merespon setuju terkait harga negosiasi yang ditawarkan, Silakan memilih opsi "Setujui Nego" sesuai dengan pesanan yang dipilih. Lalu akan muncul pop-up konfirmasi setuju harga negosiasi, silakan pilih opsi "Setujui Harga Nego".