Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah melalui E-Purchasing, penetapan harga bukan sekadar melengkapi dokumen administrasi. PPK dan tim pengadaan perlu memiliki dasar harga yang relevan agar proses pemilihan penyedia dapat dipersiapkan secara terukur, transparan, dan sesuai ketentuan.
Melalui Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 tentang Katalog Elektronik, terdapat ketentuan mengenai penggunaan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan Referensi Harga dalam pelaksanaan E-Purchasing. Memahami perbedaan keduanya membantu instansi menyiapkan dokumen secara tepat sekaligus mengurangi risiko kesalahan dalam proses pengadaan.
Perbedaan HPS dan Referensi Harga dalam E-Purchasing
HPS adalah perkiraan harga barang/jasa yang ditetapkan berdasarkan metode dan sumber informasi harga yang dapat dipertanggungjawabkan. Sementara itu, Referensi Harga menjadi acuan harga untuk pelaksanaan E-Purchasing sesuai ketentuan yang berlaku.
Keduanya berkaitan dengan kewajaran harga, tetapi penggunaannya perlu disesuaikan dengan nilai transaksi dan kondisi pengadaan. Karena itu, PPK perlu memahami ketentuan ambang nilai serta pengecualian sebelum menentukan dokumen yang diperlukan.
Kapan HPS dan Referensi Harga Digunakan Menurut Perlem LKPP 2/2026?
Pasal 13 Peraturan LKPP Nomor 2 Tahun 2026 mengatur penggunaan HPS dan Referensi Harga berdasarkan nilai pengadaan. Ketentuan ini menjadi acuan penting bagi PPK dan personel pengadaan saat mempersiapkan transaksi melalui Katalog Elektronik.
| Nilai pengadaan | Acuan harga |
|---|---|
| Di atas Rp100 juta | HPS |
| Sampai dengan Rp100 juta | Referensi Harga |
| Pembelian langsung atas produk berharga tetap | Mengikuti pengecualian yang diatur dalam ketentuan |
Dengan memahami pembagian tersebut, instansi dapat mengidentifikasi kebutuhan dokumen sejak tahap persiapan. Namun, penentuan acuan harga tidak boleh hanya didasarkan pada nominal transaksi karena kondisi dan karakteristik pengadaan juga perlu diperhatikan sesuai regulasi.
Cara Menyusun HPS dan Referensi Harga yang Dapat Dipertanggungjawabkan
Penetapan harga yang tepat memerlukan informasi yang relevan, metode yang sesuai, serta dokumentasi yang mendukung proses pengambilan keputusan. Data harga yang tidak sesuai dengan spesifikasi atau kondisi pasar dapat membuat perkiraan biaya kurang representatif.
1. Melakukan analisis pasar
Analisis pasar membantu PPK memahami ketersediaan barang/jasa, karakteristik penyedia, serta kewajaran harga yang ditawarkan. Dalam E-Purchasing, analisis ini juga perlu mempertimbangkan ketersediaan produk di katalog, kesesuaian spesifikasi, volume, waktu pemenuhan, lokasi, dan layanan yang dibutuhkan.
2. Memeriksa kesesuaian spesifikasi dan komponen biaya
Harga perlu dianalisis berdasarkan kebutuhan riil, bukan hanya membandingkan angka yang tercantum pada beberapa produk. Pastikan spesifikasi, kuantitas, komponen biaya, dan kondisi penyerahan yang diperhitungkan memang relevan dengan kebutuhan paket pengadaan.
3. Mendokumentasikan sumber dan dasar penetapan harga
Dokumentasi membantu menjelaskan bagaimana acuan harga diperoleh dan mengapa informasi tersebut dinilai relevan. Catatan yang tertata juga memudahkan proses reviu internal ketika terdapat pertanyaan mengenai kewajaran harga atau dasar pengambilan keputusan.
Risiko Kesalahan dalam Penyusunan HPS dan Referensi Harga
Kesalahan dalam menentukan acuan harga dapat memengaruhi kualitas persiapan pengadaan dan menyulitkan proses evaluasi dokumen. Karena itu, tim pengadaan perlu mengantisipasi beberapa kendala berikut:
Menggunakan acuan harga yang tidak sesuai: pemilihan HPS atau Referensi Harga tidak mengikuti ketentuan nilai dan pengecualian yang berlaku.
Membandingkan produk yang tidak setara: perbedaan spesifikasi, volume, layanan, atau kondisi penyerahan membuat perbandingan harga kurang relevan.
Mengandalkan data yang tidak memadai: informasi harga tidak cukup menjelaskan dasar perhitungan atau kewajaran nilai pengadaan.
Mengabaikan dokumentasi: sumber informasi dan pertimbangan penetapan harga tidak tercatat dengan baik sehingga sulit ditelusuri kembali.
Risiko tersebut dapat diminimalkan melalui pemahaman regulasi, metode analisis yang tepat, dan prosedur kerja yang konsisten. Meski demikian, penyusunan dokumen yang baik tidak otomatis menjamin bebas dari temuan audit karena kepatuhan juga bergantung pada pelaksanaan dan pengendalian pengadaan secara menyeluruh.
Dukungan Alatan Indonesia dalam Penyusunan HPS dan Dokumen Pengadaan
Bagi instansi yang ingin meningkatkan kualitas persiapan pengadaan, Alatan Indonesia menyediakan layanan konsultasi, pelatihan, dan pendampingan yang berkaitan dengan tata kelola pengadaan barang/jasa pemerintah. Dukungan ini relevan bagi PPK, Pejabat Pengadaan, dan personel terkait yang perlu memahami penerapan regulasi sekaligus memperkuat keterampilan dalam menyiapkan dokumen.
Melalui Bimtek E-Purchasing E-Katalog V6, peserta dapat mempelajari analisis pasar, penyusunan HPS, penentuan kewajaran harga, pemilihan metode E-Purchasing, hingga praktik negosiasi dan mini kompetisi. Pendekatan berbasis materi dan studi kasus membantu peserta menghubungkan ketentuan regulasi dengan kebutuhan pekerjaan sehari-hari.
Selain pelatihan, Alatan juga menyediakan layanan penyusunan pedoman dan SOP E-Purchasing E-Katalog V6. Cakupannya meliputi penyusunan pedoman, SOP operasional, review dokumen internal, serta pendampingan implementasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi.
Dengan dukungan tersebut, instansi dapat memperkuat pemahaman personel sekaligus membangun prosedur kerja yang lebih konsisten. Ruang lingkup pendampingan dapat didiskusikan terlebih dahulu agar sesuai dengan kebutuhan dokumen, kapasitas tim, dan karakteristik pengadaan.
Siapkan Penyusunan HPS yang Lebih Terarah Bersama Alatan Indonesia
Memahami perbedaan HPS dan Referensi Harga merupakan langkah awal untuk mempersiapkan E-Purchasing secara lebih tertib. PPK dan tim pengadaan tetap perlu memastikan dasar harga, analisis pasar, spesifikasi, serta dokumentasi disusun sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan paket.
Jika instansi Anda membutuhkan penguatan kompetensi atau ingin menata prosedur penyusunan dokumen pengadaan, Alatan Indonesia dapat menjadi mitra untuk mendiskusikan kebutuhan pelatihan maupun pendampingan yang relevan. Pelajari layanan Bimtek E-Purchasing E-Katalog V6 atau jasa penyusunan pedoman dan SOP E-Purchasing untuk menentukan dukungan yang paling sesuai dengan kebutuhan instansi Anda.
