Blog Details

Pokja Pemilihan merupakan salah satu sumber daya pengadaan yang berperan dalam proses pemilihan Penyedia sesuai kewenangan yang diberikan. Dalam PerLKPP Nomor 2 Tahun 2026, peran Pokja juga berkaitan dengan pelaksanaan Mini Kompetisi pada kondisi tertentu, sehingga pemahaman terhadap alur, batas kewenangan, dan pengelolaan paket menjadi semakin penting bagi personel PBJ.

Perubahan ini perlu diperhatikan terutama ketika instansi mulai menerapkan mekanisme E-purchasing berdasarkan regulasi terbaru. Bagi Pokja dan personel pengadaan lainnya, tantangannya bukan hanya memahami aturan di atas kertas, tetapi juga mampu menerjemahkan ketentuan tersebut ketika membuat, mengelola, mengubah, dan mengevaluasi paket kompetisi.

Apa yang Berubah pada Peran Pokja Pemilihan dalam E-Katalog?

PerLKPP No. 2 Tahun 2026 memperkenalkan tata kelola Katalog Elektronik yang lebih luas, termasuk pelaksanaan E-purchasing dan Mini Kompetisi. Regulasi ini juga menetapkan tiga metode E-purchasing, yaitu Pembelian Langsung, Negosiasi Harga, dan Mini Kompetisi, dengan pelaksana yang disesuaikan dengan metode dan kondisi transaksi.

Untuk Mini Kompetisi, pembagian kewenangan perlu dibaca bersama nilai paket. Berdasarkan materi Alatan Indonesia dan ketentuan Pasal 17, Mini Kompetisi sampai dengan Rp200 juta dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan, sedangkan untuk nilai di atas Rp200 juta dilaksanakan oleh Pokja Pemilihan, dengan pengaturan tertentu apabila Pokja belum dapat melaksanakan proses tersebut.

Dengan demikian, Pokja tidak selalu menjadi pelaksana setiap Mini Kompetisi. Justru kemampuan membaca batas kewenangan menjadi salah satu kompetensi penting agar proses tidak salah ditangani sejak awal.

Alur Kerja Pokja dalam Pelaksanaan Mini Kompetisi

Saat Pokja menangani paket Mini Kompetisi, pekerjaan tidak dimulai ketika penawaran sudah masuk. Prosesnya perlu dipahami sebagai rangkaian yang dimulai dari pemeriksaan informasi paket hingga publikasi dan pengelolaan perubahan.

1. Memeriksa RUP dan Informasi Paket

Pembuatan paket dimulai dengan memilih Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan mengisi judul kompetisi. Dari tahap ini, Pokja perlu memastikan informasi dasar paket konsisten dengan kebutuhan pengadaan yang akan diproses.

Ketelitian di awal akan membantu menghindari revisi pada tahap berikutnya. Informasi yang keliru pada RUP, judul, atau detail kebutuhan dapat memengaruhi keseluruhan paket kompetisi.

2. Menentukan Jadwal Kompetisi

Jadwal perlu disusun sesuai jenis pengadaan. Dalam materi Alatan Indonesia, kompetisi Barang/Jasa Lainnya memiliki periode minimal satu hari kerja, sedangkan Pekerjaan Konstruksi memiliki periode minimal tiga hari kerja.

Pokja juga perlu melihat keterkaitan antara jadwal kompetisi dan kesiapan penyedia. Periode yang tersedia harus cukup agar penyedia dapat membaca kebutuhan, menyiapkan penawaran, dan mengunggah dokumen sesuai ketentuan.

3. Memeriksa Kualifikasi Usaha

Tahap berikutnya adalah menentukan kualifikasi penyedia yang dapat mengikuti kompetisi. Untuk Barang/Jasa Lainnya dan konstruksi, materi menunjukkan adanya pembagian berdasarkan kategori usaha serta nilai pagu kompetisi.

Pokja perlu memastikan kualifikasi yang digunakan memang sesuai dengan karakter paket. Kesalahan pada tahap ini dapat mempersempit atau justru membuka peserta yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengadaan.

4. Menentukan Produk dan Dokumen Kompetisi

Setelah kualifikasi ditentukan, paket dilengkapi dengan kategori produk, persyaratan teknis, nilai pagu/HPS per item, volume, dan dokumen pendukung. Untuk pekerjaan konstruksi, dokumen teknis juga perlu disiapkan sesuai karakter pekerjaan.

Di tahap ini, Pokja perlu memastikan informasi yang digunakan cukup jelas untuk dibandingkan secara objektif. Kompetisi yang baik membutuhkan dasar kebutuhan yang sama agar penawaran para penyedia dapat dinilai secara wajar.

5. Menentukan Jenis Kompetisi dan Mempublikasikan Paket

Untuk Barang/Jasa Lainnya, materi membedakan pilihan Itemized dan Non-Itemized, sedangkan Pekerjaan Konstruksi menggunakan Non-Itemized. Setelah lokasi pengiriman atau batas akhir serah terima ditentukan, paket dapat disimpan atau diumumkan.

Sebelum publikasi, seluruh informasi sebaiknya diperiksa kembali. Pastikan kategori, spesifikasi, volume, jadwal, serta dokumen kompetisi sudah konsisten karena setelah paket masuk ke tahap penawaran, ruang perubahan menjadi lebih terbatas.

Pengelolaan Perubahan Paket Setelah Publikasi

Salah satu bagian yang perlu benar-benar dikuasai personel pengadaan adalah kapan paket masih dapat diubah dan kapan kewenangan perubahan mulai dibatasi. Materi Alatan Indonesia membedakan dua kondisi utama berdasarkan apakah paket sudah memiliki penawaran penyedia.

Sebelum Ada Penawaran Penyedia

Apabila paket sudah dipublikasikan tetapi belum memiliki penawaran, PPK/PP/Pokja Pemilihan masih dapat melakukan perubahan terhadap beberapa atau keseluruhan informasi paket. Kondisi ini memberikan ruang untuk memperbaiki data sebelum kompetisi benar-benar berjalan.

Namun, kesempatan tersebut sebaiknya tidak dipandang sebagai alasan untuk menunda pemeriksaan awal. Semakin rapi paket disiapkan sejak awal, semakin kecil potensi perubahan yang tidak perlu.

Setelah Ada Penawaran Penyedia

Ketika paket sudah dipublikasikan dan penawaran dari penyedia telah tersedia, ruang perubahan menjadi jauh lebih terbatas. Berdasarkan materi yang diberikan, perubahan hanya dapat dilakukan pada informasi tertentu, yaitu mengubah RUP, memperpanjang jadwal kompetisi, atau memperpanjang batas waktu penyelesaian pekerjaan, dan perubahan dilakukan sampai masa penawaran kompetisi selesai.

Karena itu, Pokja harus memahami status paket sebelum melakukan perubahan. Kesalahan membaca kondisi ini dapat berdampak pada tata kelola paket dan menimbulkan masalah administratif.

Kompetensi yang Perlu Dikuasai Pokja Pemilihan

Perubahan mekanisme E-Katalog membuat kemampuan Pokja tidak cukup hanya menguasai prosedur teknis pada sistem. Personel juga perlu memahami hubungan antara regulasi, kebutuhan pengadaan, kondisi pasar, dokumen paket, kewenangan, dan risiko keputusan.

Beberapa kompetensi yang penting diperkuat antara lain:

• Memahami PerLKPP No. 2 Tahun 2026 dan perubahan dari regulasi sebelumnya.

• Memahami pembagian kewenangan PPK, PP, dan Pokja Pemilihan.

• Menyusun paket Mini Kompetisi secara lengkap dan konsisten.

• Menentukan spesifikasi serta dasar perbandingan produk secara objektif.

• Mengelola perubahan paket berdasarkan status penawaran.

• Menjaga dokumentasi dan jejak keputusan agar mudah ditelusuri.

Kemampuan tersebut semakin penting untuk pengadaan sektor kesehatan yang melibatkan produk dengan spesifikasi teknis tinggi, termasuk Alkes dan farmasi. Pada konteks tertentu, pemahaman tentang PDN dan TKDN juga perlu berjalan bersama kemampuan mengelola proses katalog agar keputusan pengadaan tetap selaras dengan ketentuan yang berlaku.

Perkuat Kompetensi Pokja Bersama Alatan Indonesia

Pokja Pemilihan perlu melihat Mini Kompetisi bukan sekadar fitur dalam E-Katalog, tetapi sebagai proses yang membutuhkan keputusan, ketelitian, dan pengendalian pada setiap tahap. Mulai dari menyusun paket sampai mengelola perubahan setelah publikasi, setiap langkah memiliki konsekuensi terhadap kualitas dan akuntabilitas pengadaan.

Alatan Indonesia menyediakan layanan konsultasi, pelatihan, dan bimbingan teknis pengadaan yang dapat membantu personel pemerintah memahami implementasi regulasi secara lebih praktis. Selain pembelajaran PBJ dan E-Katalog, Alatan juga memiliki layanan terkait P3DN dan TKDN yang dapat menjadi referensi ketika pengadaan bersinggungan dengan kebijakan Produk Dalam Negeri.